Værdiløse aktiviteter

Dette opslag handler om ledelse i tandklinikker.

Det henvender sig til tandlæger, der ønsker en hverdag med mindre stress og højere indtjening.

Hårdt arbejde uden merværdi

Jeg ser det igen og igen.

Stressede klinikejere med alt for mange opgaver.

De får tunnelsyn og glemmer at holde overblikket over hvilke aktiviteter, der giver værdi for klinikken.

I stedet for at træde et skridt tilbage og udøve lederskab, bruger de mere og mere tid på at afvikle praktiske opgaver i klinikken. Ofte uden at tænke over, om de opgaver der udføres, tilfører værdi eller bare dræner klinikken- og klinikejeren for energi. De løber med andre ord hurtigere og hurtigere i et hamsterhjul, der ikke bringer dem fremad og hvor flere dele er tæt på at falde fra hinanden.

Det ærgerlige er, at det kan være vanskeligt selv at erkende, hvorvidt man er havnet i et sådant hamsterhjul og hvad man skal gøre for at komme ud af det igen.

Følg med på facebook, hvor der er mange flere tips & tricks til alt det du ikke lærte på tandlægeskolen. Det handler om klinikoptimering, patientkommunikation og marketing. Eller med andre ord: De største tabuer i branchen😊

Vigtigt - haster ikke

For mange år siden fortalte en af mine coaches mig følgende: "Work smarter not harder".

Udtrykket har efterhånden udviklet sig til en slidt frase siden dengang, men værdien består.

Udfordringen for de fleste klinikejere er, at de er så meget tandlæger - håndværkere, at de glemmer at kigge op fra munden og se hvad der foregår i klinikken.

Enkelte kolleger kan enda finde på at bruge arbejdet i munden på en patient, som en flugt fra virkelighedens problemer. Klinikken kan stå i flammer, uden at ejeren opdager det, fordi virkeligheden bliver fortrængt af den aktivitet, der giver tandlægen en følelse af ro.... og kontrol.

Forskellige aktiviteter og deres betydning for klinikken.

Har du ikke læst bogen: "7 gode vaner" af Stephen R Covey, vil jeg kraftigt anbefale dig at gøre det.

I bogen beskrives 4 forskellige typer aktiviteter:

1. Vigtige aktiviteter, der haster

2. Vigtige aktiviteter, der IKKE haster

3. Uvigtige opgaver, der haster

4. Uvigtige opgaver, der IKKE haster

Jeg kommer ikke til at beskrive opgaverne i nr. 3 og 4 - dem må du læse dig til i bogen😊

Type 1 indeholder de aktiviteter, der kræver din umiddelbare opmærksomhed. Det er typisk nødsituationer og vigtige deadlines.

Hvis du bruger det meste af din tid på at håndtere kriser og problemer, bliver de større og større, indtil de opsluger dig. Det fører til stress, udbrændthed og til konstant at slukke brande.

Hvis vi betragter de opgaver, der ligger lige for og haster, at vi får udført, er der en tendens til, at de optager al vores tid og mentale kapacitet.

Det er typisk kriser, der opstår i klinikken og pressende problemer, der skal løses indenfor en kort tidsfrist.

Her bruger de fleste deres tid. For vigtige opgaver, der haster, er rare at få "vinget af". Vi føler vi "gør noget". Det tilfredsstiller vores skabertrang. Desværre er det også her vi skaber mindst værdi.

Når vi arbejder på denne måde, arbejder vi I klinikken. Det er det samme som at være ansat i klinikken.

Eksempel:

Hvis du ser på de dage, hvor du har set ellerflest patienter i klinikken på en enkelt dag og dernæst ser på hvordan din omsætning har set ud den samme dag. Så vil du sikkert give mig ret i, at det næsten er skræmmende hvor lille din monetære belønning har været på en dag, der har krævet ekstremt mange ressourcer af dig og dit personale.

Værdiskabende aktiviteter

Hvis vi i stedet træder et skridt tilbage og ser på de aktiviteter, der er vigtige men ikke haster. Så vil vi begynde at skabe en mere langsigtet værdi. Nu arbejder vi PÅ klinikken, som ledere.

Her arbejder vi f.eks. med træning af vores personale, så de kan overtage en del af de opgaver, der haster og er vigtige.

Type 2 haster ikke lige nu, men er vigtige opgaver eller aktiviteter. Det drejer sig f.eks. om strategisk planlægning, relationsopbygning, motion, forberedelse, uddannelse og andre personlige udviklingsaktiviteter. Alt sammen aktiviteter, som vi ved, vi har brug for, men som vi sjældent når at gøre noget ved, fordi de ikke føles presserende.

Type 2 aktiviteter er de aktiviteter, der virkelig vil gøre en forskel i dit liv og hjælpe dig med at opnå meget mere af det, du ønsker. Det er her, meget effektive mennesker fokuserer det meste af deres energi.

Det skaber langsigtet værdi, da type 2 aktiviteter nedbringer stressniveauet og øger produktiviteten. Ligesom det skaber en større følelse af ejerskab blandt personalet, styrker klinikkens brand, forbedrer muligheden for at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere, osv, osv.

Følg med på bloggen og udgå at gå glip af indhold, der kan bruges i din klinik.

Meld dig til bloggen. Det er nemt. Klik på "login" i øverste højre hjørne og følg anvisningen. Så modtager du en email med et link til det nyeste blogopslag en gang om ugen.

Forudsætning for en bedre hverdag

Hvis du læser det her og tænker: "Jeg kunne godt tænke mig nogle mere tilfredsstillende resultater af mine anstrengelser" så er det vigtigt at huske på følgende:

Hvis du bliver ved med at gøre det samme som du plejer at gøre, får du de samme resulater, som du plejer at få.

Det kræver en vis selvindsigt.

Man skal erkende, at klinikken har en udfordring og at man ikke selv er i stand til at løse den med de ressourcer man har til rådighed.

Et paradoks

Da jeg startede med at arbejde som konsulent, var jeg overbevist om, at jeg skulle hjælpe klinikkerne med de største udfordringer. Jeg vidste (og ved) at jeg ville kunne gøre en stor forskel på kort tid.

Til min store overraskelse blev jeg kontaktet af ekstremt veldrevne klinikker og ikke de nødlidende klinikker, som jeg troede jeg skulle hjælpe.

Ejerne af de veldrevne klinikker har det tilfælles, at de er bevidste om, at de skal opsøge ekstern hjælp for at komme fra deres nuværende niveau til det næste. De er klar over, at de måske nok vil være i stand til at læse sig til- og omsætte alt det de gerne vil implementere, men at de ikke har ressourcerne eller lysten til det. Gennem måden de har drevet deres klinik og opnået deres succes, har de erkendt, at vejen til succes sjælendt er en solopræstation. Men derimod en team indsats, hvor tilkøbt hjælp ofte kan accellerere forbedringer markant.

Tænk et øjeblik over dette:

Tror du, at det er mere eller mindre effektivt for en almen tandlæge at stå for regnskab, markedsføring, logodesign, programmering af hjemmesider, planlægning af ortodontiske behandlinger, service og vedligeholdelse af units og instrumenter, hands-on træning af teamet osv. selv? Eller tror du, at det kan være mere effektivt og rentabelt at lade en forskellige eksperter med flere års uddannelse og erfaring stå for dette i praksis?

Jeg forstår til fulde frustrationerne, der kan forekomme, når en konsulent kommer udefra og succesfuldt italesætter og ændrer præcist det, som du forgæves har forsøgt at italesætte måske flere år.

For mig kan det i hvertfald godt føles en smule provokerende, at komme i en klinik, som konsulent, og inspirere ansatte til noget, som jeg ved klinikejeren har forsøgt at italesætte tidligere. Når jeg kommer i klinikken, bliver budskaberne pludseligt taget mere seriøst.

Dels fordi det ikke er chefen, der formidler budskaberne.

Dels fordi jeg følger op på en anden måde, end medarbejderne er vandt til.

Selvom det i teorien er det samme budskab og mål jeg kommer med (Jeg har altid afklaret forventningerne med klinikejeren forud for mit besøg), er der forskelle, som sætter tingene i et nyt perspektiv. Det kan måles på medarbejdernes opbakning, tilfredshed, performance og vigtigst af alt: klinikkens finansielle resultater. (Typisk 20-30% vækst i løbet af 3 måneder)

Følg med på facebook, hvor der er mange flere tips & tricks til alt det du ikke lærte på tandlægeskolen. Det handler om klinikoptimering, patientkommunikation og marketing.

Et par gode råd:

Alle mennekser er fabelagtigt dygtige til konstant at overvurdere egne evner.

Vi tror vi kan nå meget mere, på meget kortere tid, end vi reelt kan. Når vi fejler har vi alle mulige undskyldninger for, hvorfor det var ok.

Et par gode til baseret på adfærdspsykologi og erfaring er derfor:

• Gør det nemt for dig selv.

• Sæt barren lavere.

• Vær mindre ambitiøs og accepter, at det tager meget længere tid, at lære- og implementere ny viden.

• Sæt skriftlige mål.

• Del dine mål med nogen, der kan holde dig ansvarlig.

• Lav en skriftlig plan mens du er top motiveret og hold dig til planen når alternativer til træning frister.

• Følger du dette råd vil du opleve, at du opnår langt flere mål og opretholder motivationen på vejen til målet.

Har du behov for en sparringspartner på vejen, er du altid velkommen til at kontakte mig (Du finder mine kontakt data nederst på siden her)

Den nemme næste trin i din udvikling

Følg med på bloggen og udgå at gå glip af indhold, der kan bruges i din klinik.

Meld dig til og få en email når der kommer et nyt blogopslag.

Det er nemt.

Klik på "login" i øverste højre hjørne.

Følg anvisningen.

Jeg håber vi ses i det næste opslag

Mange venlige hilsner

Tandlæge

Jesper Hatt

Send mig en mail

T: +41 78 268 00 78