Gør din receptionist til en stærk klinikmanager – uden titelfnidder
Vil du mindske din arbejdsbyrde som klinikejer og samtidig få en mere effektiv og velfungerende tandklinik? Nøglen ligger i at skabe en proaktiv reception, hvor din receptionist kan tage mere ansvar – uden at det skaber uro i teamet.
En dygtig klinikmanager kan reducere din tid brugt på ledelse og administration, samtidig med at klinikken bliver mere struktureret, patientoplevelsen forbedres, og omsætningen stiger.
I sidste uges opslag talte vi om, hvorfor receptionen altid er presset, og hvorfor der aldrig er tid til at implementere nye tiltag. Nu dykker vi ned i to konkrete ændringer, der kan frigøre tid: forsikringssager og dentallaboratorier.
Begge dele er tidsrøvere, de fleste klinikker bare accepterer som en del af hverdagen. Men det behøver ikke være sådan.
1️⃣ Forsikringssager: Stop med at være mellemled
Lad os være ærlige: Forsikringssager er en gigantisk tidsrøver.
Når en patient skal have dækket en behandling via sin forsikring, havner alt arbejdet ofte i klinikken. Receptionen står for papirarbejdet, kommunikerer med forsikringsselskabet, rykker for betalinger og tager skraldet, når forsikringen ikke dækker det fulde beløb og patienten brokker sig.
Det giver ingen mening, at klinikken skal tage ansvar for forsikringsselskabets dækning.
Løsning: Lad patienten stå for sin egen forsikring
Giv patienten et overblik over behandlingsprisen og forklar, hvordan de selv skal søge refusion.
Hjælp med at udfylde forsikringserklæringen, men gør det klart, at al videre kontakt med forsikringsselskabet er patientens ansvar.
Patienten betaler klinikken direkte, og forsikringsselskabet refunderer et beløb til patienten.
Når klinikken ikke længere er mellemmand, slipper receptionen for unødvendige mails, telefonopkald og rykkere. Og vigtigst af alt: Det er ikke længere klinikken, patienten bliver irriteret på, hvis forsikringsselskabet ikke dækker det, de håbede på.
Gør en forskel i klinikken – uden stress!
Har du en dygtig receptionist, der har potentiale til at blive en uundværlig klinikmanager?
"Fra receptionist til klinikmanager" er et 12-måneders online kursus, der kun tager 5 minutter om ugen, men som har stor effekt på dagligdagen i klinikken. Kurset guider receptionister trin for trin i, hvordan man går fra at være den, der holder styr på daglig drift, til at blive den, der skaber udvikling og et stærkt team – uden at det føles overvældende.
Gennem strukturerede opgaver og letforståelige principper lærer receptionisten:
✔️ Hvordan man hjælper klinikejeren med at sætte og nå de rette mål
✔️ Hvordan man organiserer en stressfri og profitabel arbejdsdag
✔️ Hvordan man styrer personalemøder effektivt
✔️ Hvordan man reducerer afbud og udeblivelser markant
✔️ Hvordan man optimerer aftalebogen, så den skaber balance og økonomisk overskud
Kort sagt: Hvis du vil skabe mindre stress, bedre patientoplevelser og en mere rentabel klinik, er dette kurset, der gør en reel forskel.
Er du klar til at tage næste skridt? Så se mere her:
2️⃣ Dentallaboratorier: Ingen booking før levering
En anden klassiker: Patienten får en tid til cementering eller indsættelse af protetik, før teknikken er ankommet fra laboratoriet.
I teorien lyder det smart. Men hvad sker der, når leveringen bliver forsinket?
Receptionen skal bruge tid på at rykke for pakken.
Patienten skal have en ny tid... og bliver irriteret.
En stol står tom i kalenderen, hvilket koster klinikken penge.
Løsning: Book først, når teknikken er ankommet
Receptionen slipper for at bruge tid på at jagte forsinkede leverancer.
Patienten undgår aflysninger og frustration.
Klinikken får en mere stabil kalender og færre tomme stole.
Den eneste ting, det kræver, er en klar protokol for registrering af bestilt protetik, så ingen patienter falder mellem to stole.
Hvordan skaber du struktur i receptionen?
Når først der er skabt tid i receptionen, handler det om at prioritere opgaverne rigtigt.
Her er nogle konkrete skridt, du kan tage:
Definér, hvad der er vigtigst Hvilke opgaver skal altid løses først? Er det akutte patientopkald? Sikring af fulde kalendere? Eller noget helt tredje?
Indfør en prioriteringsliste Receptionen skal have en rangordning af opgaver, så de altid ved, hvad der er vigtigst. Hvis ikke der er en klar definition af vigtighed, er det svært at navigere i opgaverne.
Sæt tid af til implementering af nye idéer Hvis forbedringer skal ske, skal de have en fast plads i kalenderen.
Automatisér hvor muligt
Digitale værktøjer kan tage noget af presset fra receptionen, fx automatiserede påmindelser, online booking og elektroniske indberetninger.
Evaluer og justér løbende Gennemgå arbejdsstrukturen jævnligt for at sikre, at de vigtigste opgaver bliver prioriteret, og at nye initiativer ikke drukner i hverdagens travlhed.
Gevinsten?
Receptionen går fra at være et konstant brandslukningsområde til at være en effektiv og proaktiv del af klinikken.
Så hvad siger du - hvilken af de to ændringer vil gøre den største forskel i din klinik?
Hvad kendetegner en proaktiv reception?
En velfungerende reception er hjertet i klinikken og afgørende for, om du oplever struktur eller kaos i hverdagen. Hvis du konstant håndterer brandslukning, manglende overblik i aftalebogen eller en receptionist, der primært reagerer på dagens opgaver i stedet for at arbejde strategisk, så har du en reaktiv reception.
En proaktiv reception derimod sikrer, at:
✔ Tidsbestillinger og booking er optimeret, så tandlægerne bruger tiden mest effektivt
✔ Afbud og udeblivelser reduceres gennem smartere påmindelser og patienthåndtering
✔ Intern kommunikation mellem klinikejer, behandlere og personale kører gnidningsfrit
✔ Administrative opgaver som fakturering, forsikringssager og patientkommunikation håndteres uden unødigt tidsspild
✔ Personaleledelse og drift bliver en del af receptionens ansvar, så klinikejeren slipper for micromanagement
Sådan udvikler du en klinikmanager uden at skabe intern uro
Giv ansvar – men undgå titelfnidder
Når du skaber en stærk klinikmanager, betyder det ikke nødvendigvis, at du skal uddele en ny titel. Faktisk kan det ofte skabe unødige spændinger i teamet, hvis en medarbejder pludselig får en formel lederrolle.
Løsningen? Giv din receptionist mere ansvar og en tydelig rolle – men uden at kalde det en forfremmelse. Det sikrer, at rollen udvikler sig naturligt, og at receptionisten får tid til at bevise sit værd.
To afgørende faktorer for en succesfuld klinikmanager
For at denne overgang lykkes, skal to ting være på plads:
Fast ugentlig sparring: Klinikejeren og receptionisten skal have et fast møde på én time hver uge. Det sikrer, at vigtige beslutninger bliver fulgt op, og at klinikmanageren får de nødvendige input.
Tillid: Du skal turde give slip på opgaver, så din klinikmanager kan tage ansvar for driften. Jo mere tillid du giver, jo mere ansvar kan du delegere – og jo mere tid får du til patienter og strategisk udvikling af klinikken.
Fordele ved en proaktiv reception og en stærk klinikmanager
Mindre stress og kaos i hverdagen
Færre driftsforstyrrelser og bedre patientflow
Øget omsætning gennem smartere planlægning og booking
Mere tid til at udvikle klinikken fremfor brandslukning
Vil du have flere konkrete tips til bedre klinikdrift?
Jeg deler praktiske indsigter om klinikledelse, drift og marketing, der hjælper dig med at drive en mere effektiv tandklinik.
Få besked, når jeg poster nye opslag! Tryk på den blå knap og udfyld formularen, så sender jeg en notifikation (1-4x pr. måned).
Tak fordi du læste med
Mange venlige hilsner
Tandlæge, konsulent & coach
Jesper Hatt
T: +41 78 268 0078
"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.
Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.
Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."
Comments