Hvorfor er der altid travlt i receptionen?
Har du nogensinde tænkt: "Hvorfor har vi altid så travlt i receptionen – og hvorfor bliver der aldrig tid til at lave om på noget?"
Hvis du ejer en tandklinik, kender du garanteret frustrationen. Der er konstant patienter, der skal have nye tider, telefoner der ringer, behandlinger der skal planlægges, forsikringer der skal håndteres og midt i alt det, skal receptionisten også nå at smile og give alle en god oplevelse.
Og så er der jo også lige alle de forbedringer, vi gerne ville lave i klinikken. Men hvornår skulle det ske?
Problemet er ikke, at din receptionist ikke er dygtig nok. Problemet er, at der ikke er tid til at gøre tingene anderledes.
Hvad sluger tid i receptionen hos tandlæger?
Receptionen er klinikkens nervecenter. Den håndterer både patientkontakt, internt samarbejde og en lang række administrative opgaver. Og der er sjældent pauser:
Telefonopkald - alt fra booking og aflysninger til spørgsmål om priser, behandlinger og akutte tider.
Tidsbestillinger og planlægning - sikre optimal udnyttelse af klinikkens stoletid og jonglere sidste øjebliksændringer.
Modtagelse af patienter - byde velkommen, registrere ankomst og håndtere forsinkelser.
Administrativt arbejde - fakturering, forsikringspapirer, behandlingsaftaler og muligvis også bogføring og marketing aktiviteter.
Intern kommunikation - koordinering med tandlæger, klinikassistenter og tandplejere.
Krisehåndtering - forsinkede patienter, tekniske problemer og akutte behandlingsbehov.
Mail- og SMS-korrespondance - besvarelse af patienthenvendelser, udsendelse af påmindelser og afstemning af behandlingsplaner.
Med så mange daglige opgaver ender receptionen ofte med at arbejde reaktivt i stedet for proaktivt.
Gør en forskel i klinikken – uden stress!
Har du en dygtig receptionist, der har potentiale til at blive en uundværlig klinikmanager?
"Fra receptionist til klinikmanager" er et 12-måneders online kursus, der kun tager 5 minutter om ugen, men som har stor effekt på dagligdagen i klinikken. Kurset guider receptionister trin for trin i, hvordan man går fra at være den, der holder styr på daglig drift, til at blive den, der skaber udvikling og et stærkt team – uden at det føles overvældende.
Gennem strukturerede opgaver og letforståelige principper lærer receptionisten:
✔️ Hvordan man hjælper klinikejeren med at sætte og nå de rette mål
✔️ Hvordan man organiserer en stressfri og profitabel arbejdsdag
✔️ Hvordan man styrer personalemøder effektivt
✔️ Hvordan man reducerer afbud og udeblivelser markant
✔️ Hvordan man optimerer aftalebogen, så den skaber balance og økonomisk overskud
Kort sagt: Hvis du vil skabe mindre stress, bedre patientoplevelser og en mere rentabel klinik, er dette kurset, der gør en reel forskel.
Er du klar til at tage næste skridt? Så se mere her:
Problemet med manglende prioritering
Når alt haster, bliver der aldrig tid til at forbedre arbejdsrutinerne. Mange receptionister har en naturlig tendens til at ville klare alt det akutte først – og så tage sig af forbedringerne bagefter. For ligesom alle andre ansatte i klinikken, ved receptionen godt, at hvis ikke de akutte opgaver bliver løst først, så bliver chefen utilfreds og dermed påvirkes arbejdsmiljøet negativt for alle i klinikken. Det vil de gerne undgå, så derfor havner alle nye tiltag nederst i hverdagens "to-do" liste. Når alt det der er vigtigt og haster er overstået, SÅ kan de nye tiltag implementeres.
Men den tid kommer bare aldrig.
Og det betyder, at klinikken aldrig når at implementere de ændringer, der kunne gøre dagligdagen lettere for alle. I stedet kører den samme travlhed videre dag efter dag.
Start med at frigøre tid
Hvis du vil skabe tid til at optimere din kliniks reception, er første skridt at fjerne de opgaver, der sluger mest tid. To klassiske tidsrøvere, jeg ofte ser i klinikker, er:
Forsikringssager hvor klinikken ender som mellemmand mellem patienten og forsikringsselskabet.
Dentallaboratorier hvor bookede patienter må kontaktes og bookes om, fordi leverancer ikke kommer til tiden.
Mange tandlæger er så vant til de her problemer i receptionen, at de bare accepterer dem. Men der findes løsninger, der kan spare din reception for timer af unødvendigt bøvl. Og de løsninger er så simple, at alle kan være med uden at skulle bruge krudt på implementering af vanskelige systemer, der havner nederst i to-do listen.
I næste opslag gennemgår jeg, hvordan du kan tage kontrollen tilbage på netop de to områder – og gøre det uden at lægge mere pres på receptionisten.
Meld dig til bloggen og følg med i næste uge, hvor vi ser på løsningerne.
Tak fordi du læste med
Mange venlige hilsner
Tandlæge, konsulent & coach
Jesper Hatt
T: +41 78 268 0078
"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.
Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.
Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."
Comments