Kommunikationsstrategier for klinikmanagers i tandklinikker
- Jesper Hatt DDS
- 22. mar.
- 6 min læsning
Få teamet med på vognen uden unødig modstand
En klinikmanager spiller en helt afgørende rolle i at omsætte klinikejerens vision til handling. Mens klinikejeren sætter retningen, er det klinikmanageren, der skal sikre, at teamet forstår, accepterer og følger de beslutninger, der bringer klinikken tættere på visionen.
Det kræver, at klinikejeren og klinikmanageren har en fast rutine for at mødes regelmæssigt. De skal kalibrere retningen, måle på resultaterne og drøfte nye tiltag eller nødvendige justeringer. Hvis den løbende dialog mangler, risikerer klinikmanageren at arbejde i blinde, og klinikejeren kan miste overblikket over, hvordan dagligdagen faktisk udvikler sig.
I denne blogpost får du 8 konkrete strategier til at sikre, at du som klinikmanager kan kommunikere klart, så dit team forstår, hvad der skal gøres, hvorfor det skal gøres – og rent faktisk får det gjort.
1. Skab klarhed fra start: Sig det, som det er
Drop de vage formuleringer. Det er en skidt strategi, at håbe dine kolleger selv kan regne ud hvad klinikejeren eller du ønsker at opnå og hvordan.
Vær direkte.
Hvis du vil have teamet til at fylde hullerne i aftalebogen som det første, så sig det. Sig ikke: "Vi skal nok blive bedre til at booke smartere." Sig i stedet: "Når I booker patienter, starter I altid med at fylde hullerne i kalenderen samme dag, før I booker nye tider." Det er kort, kontant og viser præcist hvad du ønsker dit team skal gøre. Jeg kan godt se, at det virker lidt hårdt, når jeg skriver det her. Men bringer du dette princip i anvendelse, uden at tage rollen som diktator, men som respektfuld mellemleder, oplever alle, at der kommer mere klarhed over opgaverne.
Med klarhed fjernes frustrationer og et bedre samarbejde kan begynde.
2. Vælg den rigtige kanal: Ikke alt skal klares på et møde
Hvis du kalder teamet til møde hver gang, du har en ny tanke, så bliver du hurtigt den person, der får øjne, der flakker, når du træder ind i lokalet. Da den mest dyrbare ressource i klinikken er tid, kræver det at møder medfører produktive forandringer. Hvis ikke ender de som meget dyr spild af tid. Men med de rette møder, planlagt og gennemført korrekt, er det til gengæld muligt at fordoble klinikken omsætning i løbet af ret kort tid.
Møder bruges til drøftelser og beslutninger, ikke til at informere om praktiske detaljer. Jeg har tidligere skrevet om de 4 mødetyper enhver klinik bør implementere. Hvis du vil have en dybere indsigt i møderne med en trinvis gennemgang af hvordan de virker og skabeloner du kan bruge i din egen klinik, så er det hele en del af online kurserne her på siderne.
E-mails er fine til information, men forvent ikke, at alle husker dine beskeder, bare fordi du har skrevet dem i en email.
Brug opslagstavler eller interne platforme til daglige beskeder, men vær bevidst om, at vigtige nyheder skal formidles ansigt til ansigt. Jeg kommer i relativt mange klinikker og har set et hav af opslagstavler og whiteboards. Fællesnævneren i langt de fleste klinikker er, at tavlerne er fyldt med gamle beskeder og "vigtige" noter, der allesammen drukner i enorme mængder information. Hvis du vil have en tavle der virker, så sørg for at holde den ryddelig, så der er et absolut minimum af information. En tavle skal holdes ligeså ryddelig som bordpladen hos i en tandplejeres kliniklokale.
Få tips og tricks om alt der vedrører drift og ledelse af tandklinikker - følg med på facebook.
3. Få teamet med på vognen: Forklar, hvorfor det giver mening
Ingen gider at følge en plan, der ikke giver mening. Forklar derfor altid, hvorfor en ny beslutning bliver truffet, hvad målet er, og hvordan det gør hverdagen bedre for alle.
Husk at være ærlig.
Hvis ændringen sker, fordi noget er blevet for dyrt, så sig det. Dine kolleger kan sagtens håndtere sandheden, så længe du taler lige ud af posen. På den måde opbygger du desuden tillid og får mulighed for at få hjælp fra teamet til at løse de problemer der opstår.
4. Gør beskeden til en dialog: Inviter til input
Hvis du vil undgå, at teamet vender øjne ad dine ideer, så inddrag dem.
Spørg dem:
"Hvordan kan vi gøre det her smartere?" eller "Er der noget, vi overser her?"
Folk, der får lov at give input, føler sig hørt – og det øger deres engagement. Plus, de kommer sikkert med forslag, du ikke selv havde tænkt på.
Et tip her er, at undgå selv at komme med forslag eller eksempler til at starte med. For på den måde farver du dine kollegers holdninger og ideer, inden de har nået at tænke over dem. Hvis du virkelig vil have gode ideer, så hold dine egne tilbage til allersidst.
5. Håndtér skeptikerne: Modstand er ikke (nødvendigvis) et problem
Du kender typen: Personen, der krydser armene og løfter et øjenbryn, når du præsenterer en ny plan. Tag det roligt. Skeptikere er sjældent ude på at modarbejde dig – de frygter bare forandringer. Det er et statistisk faktum, at 80% af en hvilken som helst population er modstandere af forandring (der involverer dem selv), Derfor vil du helt sikkert møde modstand hver gang du forsøger at gennemføre forandringer i klinikken. Det er helt normalt.
Lyt til bekymringerne, anerkend dem, og forklar, hvad du har gjort for at imødekomme deres forbehold. Nogle gange kan det endda være guld værd at give skeptikeren en rolle i implementeringen.
Jo mere ansvar, jo mindre modstand.
6. Vælg det rigtige tidspunkt: Timing betyder virkelig meget
Hvis du smider en ny stor beslutning på bordet kl. 16 en fredag eftermiddag, skal du ikke forvente andet end tomme blikke og et halvhjertet "okay". For derefter at opleve, at din ønskede forandring aldrig bliver gennemført.
Vælg et tidspunkt, hvor teamet rent faktisk har overskud til at lytte og stille spørgsmål. Og hvis ændringen kan vente et par dage, så vent. Når folk har tid og overskud, bliver de langt mere modtagelige for dine budskaber.
Nogle gange er man nød til at vente et stykke tid, før timingen er rigtig. De fleste klinikejere har det virkelig svært med dette. Heldigvis kan en klinikejer lade sig influere af en indsigtsfuld klinikmanager. Et professionelt forhold baseret på gensidig tillid og respekt, er afgørende for at få skabt drømmeklinikken hurtigst muligt.
Som med alt andet, er det godt at huske på, at alt godt i naturen tager tid om at formes. Det er ikke meget anderledes hos mennesker og en professionel organisation som en tandklinik.
7. Lav en simpel kommunikationsplan: Det behøver ikke være raketvidenskab
Skriv ned:
Hvem skal vide hvad?
Hvordan skal de informeres?
Hvornår skal de informeres?
Hvem skal sikre, at alle har forstået det?
Med en simpel plan undgår du at stå mandag morgen og undre dig over, hvorfor ingen huskede at flytte patienternes tider.
8. Evaluér og justér: Forvent ikke, at alt virker perfekt første gang
Kommunikation handler ikke kun om at give beskeder – det handler også om at tjekke, om alle har forstået dem.
Spørg direkte:
"Er det her tydeligt nok?" eller:
"Er der noget, vi skal justere for at få det til at fungere?".
Hvis noget ikke virker, så ret kursen – og vær ærlig omkring det. Teamet respekterer dig langt mere, hvis du indrømmer fejl og lærer af dem. På samme måde er det vigtigt, at du også favner dit teams fejl. For selvfølgelig laver de fejl. Det er helt naturligt, hvis man skal lære noget nyt, eller man er under pres mentalt eller fysisk. Fejl er faktisk en af de mest effektive måder at lære noget nyt. Hvis vi accepterer dette og handler derefter.
Kommunikation som din vigtigste ledelsesfærdighed
Hvis du vil være en succesfuld klinikmanager, skal du mestre kunsten at kommunikere klart og effektivt. Vær tydelig, vælg den rette kanal, involvér dit team, og vær ikke bange for at være direkte. En velkommunikeret beslutning bliver ikke bare accepteret – den bliver fulgt.
Er du klar til at tage styringen og skabe en klinik, hvor alle ved, hvad der skal gøres – og hvorfor? Så tag online kurset "fra receptionist til klinikmanager"
Ansvarlighed
I næste uge handler blogopslaget om hvordan du få medarbejdere, der tager mere ansvar.
Tryk på den bå boks herunder og udfyld formularen. Så sender jeg en notifikation med et link, når jeg poster nye opslag. (1-4x pr. måned)
Tak fordi du læste med
Mange venlige hilsner
Tandlæge, konsulent & coach
Jesper Hatt
T: +41 78 268 0078
"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.
Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.
Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."
Comments