I forbindelse med en online reservation af et bord på en fine dining restaurant i Sverige, blev jeg afkrævet kreditkortoplysninger. Kun ved accept af, at restauranten ville opkræve et gebyr på 1000 svenske kroner hvis vi ikke dukkede op, kunne jeg få lov til at gennemføre min reservation. Det fik mig til at tænke over hvordan vi håndterer betalinger i en tandklinik og udarbejde denne guide.
Som tandlæger er vi uddannet til at levere kvalitetsbehandling, men evaluering af patienternes økonomiske formåen ligger langt fra vores ekspertise. Derfor er det afgørende at beskytte både klinikken og dig selv ved at sikre betaling for behandlingerne, inden de udføres. Her er en guide til at håndtere dårlige betalere og forebygge økonomiske udfordringer.
1. Klare Betalingspolitikker og Skriftlige Aftaler
Indfør en tydelig betalingspolitik, der præsenteres for patienterne inden behandlingen. Sørg for altid at udarbejde skriftlige tilbud, som patienterne forpligter sig til, så forventningerne til pris og betalingsbetingelser er klare fra starten.Udlever altid et skriftligt tilbud på hele behandlingen – det reducerer risikoen for misforståelser og frustration i receptionen, hvor mange af de økonomiske spørgsmål ofte opstår.
For større behandlinger, der involverer flere tænder, bør du kræve betaling inden behandlingsstart. De fleste brancher, der arbejder med private kunder, har ændret faktureringsadfærd, og virksomheder, der ikke har tilpasset sig dette, findes sjældent længere.
2. Eksterne Afdragsløsninger – Undgå Intern Finansiering
Det er ikke klinikkens opgave at tilbyde interne afdragsordninger. Vi er ikke uddannede til at kreditvurdere vores patienter. Så vi løber en stor risiko ved at agere bank. I stedet bør klinikken samarbejde med eksterne finansieringspartnere, som kan tilbyde patienterne fleksible betalingsmuligheder. Det sikrer, at klinikken modtager fuld betaling op til behandlingsstart, mens patienterne får mulighed for at dele betalingen op efter behov. Herefter er afdrag en sag mellem din finansieringspartner og patienten. Ikke klinikken.
Få tips og tricks om alt der vedrører drift og ledelse af tandklinikker - følg med på facebook.
3. Automatisk Påmindelse om Betaling
Indfør et system til automatiske påmindelser via e-mail eller SMS. Mange patienter glemmer forfaldsdatoer, og en venlig påmindelse kan løse mange problemer. Det er vigtigt at sende påmindelser tidligt, så eventuelle spørgsmål kan afklares i god tid – det forbedrer både patientens og klinikkens oplevelse ved ankomst.
Ved at overgå til forhåndsbetaling vil nogle patienter, der har fulgt klinikken i mange år, måske undre sig. Derfor er det vigtigt at forklare ændringen på en respektfuld måde, uden at så tvivl om deres loyalitet eller økonomiske troværdighed. Sørg for, at hele teamet er forberedt på at besvare spørgsmål om den nye politik med en konsistent, venlig forklaring.
4. Fast Procedure ved Ubetalte Fakturaer
Hvis en patient fortsætter med at undlade betaling trods påmindelser, er det vigtigt at have en fast procedure. Start med en venlig, men klar telefonsamtale, hvor du gør det tydeligt, hvad konsekvenserne er ved fortsat manglende betaling. Det er ofte en bedre langsigtet strategi, at afvise behandling, hvis patienterne ikke har betalt deres aconto regning. På kort sigt er det utroligt irriterende (og dyrt), at lade tandlægestolen stå stille på dagen. Den positive gevinst er dog, at du på langt sigt kommer af med de dårlige betalere i tandklinikken og dermed får en bedre kapacitetsudnyttelse.
5. Overvej Inkasso som Sidste Udvej
Hvis interne opfølgninger ikke fører til betaling, kan inddragelse af inkasso være nødvendigt. Dette bør være sidste udvej, da det kan påvirke patientrelationen, men det er nødvendigt for at beskytte klinikkens økonomi. En fast konsekvens, fx inkassohåndtering for selv små ubetalte beløb, kan have en forebyggende effekt og reducere fremtidige problemer.
I min egen klinik sendte vi alle ubetalte regninger til inkasso – det betød, at vi efter få år stort set ikke havde nogen dårlige betalere.
6. Lær af Erfaringen og Forebyg Fremtidige Problemer
Det er vigtigt løbende at vurdere situationer med betalingsproblemer og overveje nødvendige tilpasninger. At kræve forudbetaling for større behandlinger og første konsultationer kan være en effektiv metode til at mindske risikoen og sikre en stabil økonomi.
Undgå Dårlige Betalere i tandklinikken og øg den økonomiske tryghed
Dårlige betalere kan være en udfordring, men med klare aftaler, forhåndsbetaling og samarbejde med eksterne partnere til afdragsløsninger kan du som tandlæge beskytte din klinik og skabe tryghed for både dig selv og dine patienter. Denne tilgang frigør dig til at fokusere på det vigtigste – at levere kvalitetsbehandling uden økonomiske bekymringer.
Vil du gennemføre hurtige forandringer, der øger din kliniks effektivitet og økonomi? Så skriv til mig - jeg lever af at hjælpe tandlæger med at nå deres drømme. Mail@HattConsulting.com
Få mere gratis information
Få flere tips og tricks relateret til klinikdrift, marketing og klinikledelse. Tryk på linket/boksen herunder og udfyld formularen, så sender jeg en notifikation med et link, når jeg poster nye opslag. (1-4x pr. måned)
Tak fordi du læste med
Mange venlige hilsner
Tandlæge, konsulent & coach
Jesper Hatt
T: +41 78 268 0078
"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.
Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.
Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."
Comments