GDPR, Nationale retningslinjer for dit og dat, APV opdateringer, personaleproblemer, rekrutteringsproblemer, træning af nye medarbejdere, forsikringserklæringer, ændringer af makroer, personaletræning, regnskab, en unit, der drypper, osv. osv. Listen er nærmest uudtømmelig.
Kan du genkende følelsen af at have for lidt tid til alt for mange opgaver?
Jeg tror de fleste klinikejere kender denne følelse.
Det er årsagen til at jeg gennem de sidste 7 uger har fokuseret på uddellegering og effektive, automatiserede systemer, som inspiration til at optimere klinikkens workflows.
Det fjerner en stor del af den mentale støj, der fører til stress og burnout.
Klinikejers fokus
Jeg håber du er frisk på en lille praktisk opgave?
Stræk din højre arm frem foran dig.
Knyt næven og stræk pegefingeren ud, så du peger fremad.
Skiftevis spænd og slap af i armens muskulatur, mens du fører pegefingeren mod din næsetip til du rammer næsen.
Hvor meget andet end selve opgaven ovenfor var du i stand til at tænke over, mens du udførte den?... Lad mig gætte: Ingen!
Denne lille opgave illustrerer hvordan mennesker ikke kan fokusere på én opgave og samtidigt holde fokus på en anden.
Da klinikejere er udfordret af rigtig mange opgaver og ansvarsområder på én gang, er det ekstremt vigtigt for klinikejeren, hele tiden at udvælge de fokusområder, der giver klinikken mest værdi, med mindst mulig indsats.
Kliniklederens ansvar
De sidste 2 uger har jeg skrevet om indkøb af forbrugsvarer. Så det falder mig naturligt, at bruge indkøb af klinikkens forbrugsvarer, som eksempel til at illustrere dette opslags pointe.
Hvis man, som klinikejer, vælger, at tage sig af indkøb af forbrugsvarer, kan man ikke samtidigt fokusere på at forbedre de kliniske rutiner, samarbejdet i klinikken, service, workflows, marketing, håndtering af betaligner, osv. osv. Med andre ord: det er en opgave, der stjæler ressourcer fra udviklingen af klinikken.
Det er selvfølgeligt muligt, at budgettet for forbrugsvarer er alt for højt og at alt andet i klinikken kører som smurt. I det tilfælde kan forbrugsvarerne godt være den vigtigste parameter at fokusere på, i en periode til dette er rettet til. Men hvis det ikke er tilfældet, bør man nøje overveje, om det er det rette sted, at lægge sin energi.
Manglende overblik
Hvis vi ser på min tidligere chefs vaner, med at bruge 2-4 timer om ugen på at fokusere på indkøb af forbrugsvarer. Så svarer det til, at han brændte 4-8.000,- dkr af om ugen, på en opgave, som nemt kunne uddellegeres til en medarbejder. Samtidig med, at chefen ikke kunne overskue at gøre noget ved de øvrige udfordringer han havde.
Meld dig til bloggen. Så modtager du automatisk en e-mail med et link til det nyeste opslag hver uge. Det er nemt. Du skal blot trykke på "login" i øverste højre hjørne og følge anvisningen.
Den reelle effekt på klinikkens overskud
Når vi bruger tid og ressourcer på en vigtig opgave, som indkøb af forbrugsvarer, er det essentielt, at kende den reelle effekt af indsatsen.
En gennemsnitlig klinik bruger ca. 5-8% af omsætningen på indkøb af forbrugsvarer. Hvis klinikejeren er i stand til konsekvent at opnå en besparelse på 10% på indkøb af forbrugsvarer. Højt sat, svarer det til en årlig besparelse på 0,8% af klinikkens samlede omsætning. Det giver altså klinikken en forbedring af driftsresultatet på 0,8%.
Lad os lige prøve at sætte nogle reelle tal på procenterne, for at se på effekten i kroner og ører:
Højt sat bruger en klinik 80.000,- dkr. pr. million klinikken omsætter på forbrugsvarer (8%). Hvis klinikejeren konsekvent opnår en besparelse på 10% på indkøb af forbrugsvarer. giver det en årlig besparelse på 8.000,- dkr. pr. million klinikken omsætter……
Den smarte klinikejer
Med disse tal foran os, kan vi begynde at vurdere om det er en god eller dårlig ide, at klinikejeren bruger mange ressourcer på at lede efter besparelser på forbrugsvarer. Eller om der er andre områder i klinikken, der kunne skabe bedre resultater på bundlinjen?
Læg venligst mærke til, at jeg IKKE siger det ikke kan betale sig at fokusere på omkostningerne. Det gør jeg IKKE! Jeg sætter spørgsmålstegn ved om det er hensigtsmæssigt, at klinikejeren bruger sin tid på en opgave, der nemt kan uddellegeres til en anden medarbejder.
Uddellegering af en opgave kræver naturligvis tid til at træne personalet og tillid til, at medarbejderne udfører deres opgaver i overenstemmelse med chefens ønsker. Dette stiller krav til chefens evne til at uddellegere. Med andre ord stiller det krav til vores ledelseskompetencer.
Gør som professionelle idrætsudøvere, politikere og topchefer: Få en personlig træner. En coach. En personlig coach hjælper dig med at finde frem til hvilke opgaver, der giver størst værdi for dig lige nu og hvordan du nemmest og hurtigst får løst disse opgaver. Ligesom en coach hjælper dig med at finde den vej, der giver dig mest glæde og overskud.
Sammen med mit team, hjælper jeg adskillige klinikejere i ind- og udland.
Skriv eller ring til mig og find ud af om vi er det rette match til dig.
+41 78 268 00 78
Udfordringer med uddellegering
Der er typisk 2 temaer, der går igen, når jeg hører om argumenter for ikke at uddellegere opgaver:
Omkostninger ved at træne personalet
Kvaliteten af det udførte arbejde
Omkostninger ved uddellegering
Jeg har gennem årene hørt adskillige klinikejere påstå, at det er for dyrt, at uddanne sit personale til at varetage simple opgaver. Lad os prøve at se på de reelle omkostninger ved ikke at uddellegere.
Ét er at det koster nogle timer at træne sin medarbejder, hvis man vælger selv at gøre det. Eller nogle penge, hvis man anvender en ekstern ressource (kursus eller konsulent).
Noget andet er, at det frigør ressourcer fra klinikejeren, til at fokusere på andre områder i klinikken, der kan optimeres. F.eks. implementering af nye behandlingskoncepter, som er tillært gennem kursusaktivitet eller fokus på behandlingsaccept.
Bare en enkelt patient, der accepterer en kompleks behandling, kan løfte klinikkens driftsresultat mere end et helt års fokus på besparelser på forbrugsvarer.
Her vil jeg påstå, at omkostningerne, forbundet med uddellegering af indkøb, vil være tjent hjem på ekstremt kort tid.
Kvaliteten af det udførte arbejde
Jeg har tidligere argumenteret for, at kvaliteten af de opgaver vi uddellegerer, er næsten 100% afhængige af den indsats vi ledelsesmæssigt lægger i uddannelse og træning af vores personale.
Gang på gang oplever jeg klinikker, som vi samarbejder med, blive overrasket over hvor stor en lettelse af klinikejerens /klinikejernes byrder, der fjernes ved at træne personalet. Ikke nok med, at tandlægerne oplever et mindre mentalt pres. Klinikkens personale bliver også langt mere motiverede og engagerede i deres arbejdsplads.
Du kan finde mere om personaletræning på andre sider af bloggen. Ligesom medlemmer af bloggen kan finde gratis guides og vejledninger til personaletræning under menuen "blog - download dk".
Meld dig til bloggen. Så får du adgang til adskillige gratis guides og skriftlige værktøjer. Ligesom du automatisk modtager en e-mail med et link til det nyeste opslag hver uge.
Det er nemt - Du skal blot trykke på "login" i øverste højre hjørne og følge anvisningen.
Klinikoptimering
I gamle dage stod tandlægerne selv for, at udføre alle de opgaver vi nu uddellegerer til medarbejdere eller eksterne virksomheder. Efterhånden som tandklinikkerne har udviklet sig, har de fået brug for at uddellegere flere og flere opgaver.
Regnskab og revision
Jura, kontrakter og lignende
Sterilisation, lagerstyring, assistance, patientkommunikation, osv.
Administration af aftalebogen, telefon, email, SoMe, betalinger, regninger, indkald, osv.
Fremstilling af fast- og aftagelig protetik.
Rengøring i overenstemmelse med NIR og klinikkens definerede standarder.
Vanskelig endodonti, ortodonti, kirurgi, protetik, æstetiske behandlinger, osv.
Træning og uddannelse
Installation og vedligeholdelse af udstyr
Osv. osv.
De klinikejere, der er bedst til at uddellegere, for at frigive ressourcer til at fokusere på at skabe større værdi for patienterne (kunderne), har altid- og vil altid være dem, der oplever størst finansiel succes og personlig frihed. Det er disse klinikejere, der, i virksomheds-sammenhæng, ofte bliver kaldt “morgendagens vindere”.
Har du meldt dig til årets kursusevent for hele klinikteamet?
På et par timer får du et bud på en konkret værktøjskasse til mandag morgen, fælles sprog – og et godt grin sammen med dine kollegaer! Læs mere her.
Tandlæge del dine tips & tricks
Skulle du nu ligge inde med nogle konkrete tips eller erfaringer, der relaterer sig til det jeg har skrevet om, som du mener dine kolleger kunne have glæde af. Vil jeg blive meget glad, hvis du skriver om dem i kommentarfeltet herunder. Alternativt kan du poste dem på min facebook side.
Behov for hjælp!
Det er vigtigt for mig, at du, som læser, får den bedst mulige oplevelse når du læser min blog. Som du sikkert har bemærket, er der begyndt at poppe et vindue op med en anbefaling om at melde sig til bloggen.
Synes du det er ok - eller er det bare voldsomt irriterende?
Skriv din kommentar i feltet herunder eller send mig en e-mail. Det vil gøre mig virkeligt glad. På den måde kan jeg (forhåbenligt) gøre din oplevelse endu bedre.
Har du spørgsmål til bloggen eller din er også velkommen til at skrive eller ringe for at høre mere om hvordan vi kan hjælpe dig.
Tlf: +45 6127 2228
Mange venlige hilsner
Tandlæge
Jesper Hatt
Hvis du vil have flere ugentlige råd, tips og tricks relateret til klinikoptimering, salg, service & marketing, kan finde mig her på facebook
Opmerkingen