Jeg mener klinikkens fokus skal være rettet maksimalt mod patienterne (kunderne).
For at kunne opnå et maksimalt fokus på patienterne, er vi nød til at etablere systemer, der muliggør dette. Det nytter ikke, at udtrykke et ønske om maksimalt fokus på den enkelte patient, hvis vores arbejdsrutiner ikke muliggør dette. Helt galt går det, hvis vi i vores markedsføring, giver udtryk for fokus på den enkelte patient og patienterne oplever en helt anden virkelighed i mødet med klinikken.
Et af de systemer, der kan frigive forholdsvist mange ressourcer, er klinikkens indkøb.
En simpel og effektiv model
Det skal være nemt, billigt og sikre en ensartet høj kvalitet, når vi uddellegerer en opgave, som f.eks. indkøb af forbrugsvarer.
Du har sikkert allerede hørt om Plandents- eller Nordentas “smarte” løsninger, hvor alle klinikkens varer får tildelt en QR kode, som nemt kan scannes af en smartphone, hvorefter varen automatisk bestilles hos dentaldepotet.
Løsningen er helt sikkert smart for dentaldepoterne. For det gør det vanskeligere for klinikken, at skifte til en anden leverandør.
Nu skal det ikke virke som om jeg er modstander af dentaldepoterne og deres forsøg på at forbedre deres services. Det er jeg ikke. Jeg er faktisk overbevist om, at de dagligt arbejder hårdt på, at finde løsninger, der gør klinikkernes hverdag nemmere. For ligesom hos os, giver det glade kunder, der ønsker at handle det samme sted igen og igen.
Min udfordring med QR koderne på forbrugsvarerne er, at de sjældent anvendes hensigtsmæssigt, så de medfører reelle og målbare besparelser.
Desuden findes der i enhver klinik varer, der ikke kan bestilles hos det primære dentaldepot. Her kommer man så til at skulle håndtere både et gammelt- og et nyt system. Hvilket øger kompleksiteten og dermed modarbejder intentionen med løsningsmodellen.
9 udfordringer med de typiske indkøbsworkflows
Vi har lokaliseret 9 klassiske udfordringer, der modarbejder et effektivt og billigt indkøbsworkflow i de fleste klinikker.
Klinikken løber hyppigt tør for varer, der skal bestilles akut her og nu.
Ingen kan huske hvilken vare, der præcist skal bestilles fordi emballagen er smidt væk
Der er ikke overblik over hvor meget der skal købes ad gangen, hvilket medfører for store lagre og for mange varer, der må kasseres fordi sidste anvendelsesdato overskrides.
Der er sjældent styr på hvor meget varerne koster. Hvilket gør det vanskeligt at vurdere evt. tilbud.
Det tager tid at finde ud af hvor varen er bestilt, eller kan bestilles (hvilket depot)
Varebestilling er tidskrævende, ustruktureret og til tider kaotisk.
Indkøberen er mere fokuseret på at få “bonusgaver” ved samlede indkøb hos en fast leverandør, end at skabe de største besparelser for klinikken.
Der mangler en struktureret kontrol ved varemodtagelse
Chefen føler et behov for at godkende alle indkøb, eller kontrollere samtlige bestillinger.
Et løsningsforslag
Som nævnt indledningsvist, skal løsningen optimalt være nem, hurtig, og billig, at implementere. Desuden skal den fungere på tværs af alle produkter klinikken anvender.
Vores løsning kræver ingen fancy IT udstyr og er alligevel næsten ligeså nem og hurtig at anvende, som et system baseret på QR koder. Løsningen kan enda kombineres med QR modellerne, hvis man allerede har implementeret en sådan i sin tandklinik.
Jeg vil forsøge at illustrere modellen gennem opslaget her, så det er så nemt som muligt for dig at kopiere og implementere i din klinik.
Gør en forskel
Glade medarbejdere, der tager ansvar og gør en forskel, er ofte den vigtigste faktor for succesfuld klinikdrift. Det er her vi finder de største potentialer for vækst og fremdrift.
Indenfor 3 måneder af et samarbejde med os, oplever vores klienter omsætningsstigninger på 20-85% med mindre stress og større arbejdesglæde. Derfor garanter vi, at vores klinikboost kan hjælpe med at øge omsætningen, mindske stressniveauet og løfte det faglige niveau i din klinik.
Din investering er risikofri - vi garanterer fuld tilfredshed eller pengene tilbage.
Læs mere om klinikboost her
1. Det du skal bruge
Først og fremmest 100+ visitkort, manillamærker eller lignende. Du kan få 1000 manillamærker hos Lomax for ca. 250 kroner.
En lille kurv eller lignende til at lægge manillamærker i - eks. sockerbit fra IKEA til 15 kroner.
En mappe eller brevordner med 2 plastiklommer. - eks. Esselte No.1 Brevordner (I har garanteret allerede en ledig = gratis). Alternativt en Esselte Vivida projektmappe
Kuglepen
2. Mærkning af samtlige varer
For at systemet skal fungere, er den medarbejder, der er ansvarlig for indkøb, nød til at mærke hver eneste vare med et manillamærke. På manillamærket skal der stå følgende oplysninger:
Et nr. for hvor mange varer, der skal stå bag den markerede vare (Se pkt. 5)
Beskrivelse af varen - eks. kanyler 0,4 - 37 mm.
Antal, der skal bestilles ad gangen - eks. 1 stk *(Se pkt 3)
Vare nr. - eks. 48063
Pris - eks. (9,01€) 65,- Dkr.
Forhandler - eks. Plusdent
For at det ikke skal blive en fuldkommen uoverkommelig opgave, at mærke samtlige varer i klinikken. Mærkes varerne løbende, efterhånden som de bestilles. Når varerne ankommer til klinikken, sættes det passende manillamærke på én pakke af hvert produkt, inden den sættes på plads.
På denne måde bliver det en opgave, der ikke tager ret lang tid fra bestilling til bestilling, men i løbet af 1 år, medfører en komplet mærkning af 98% af alle forbrugsvarer i klinikken.
3. Antal varer, der skal bestilles ad gangen
Det er vigtigt, at klinikken har nok varer til at understøtte den daglige drift. Omvendt er det ekstremt vigtigt, at der ikke bestilles for mange varer ad gangen, så der optages for store mængder lagerplads.
Eller endnu værre: At der er dyre produkter, der skal smides ud, fordi de har overskredet deres sidste anvendelsesdato. Dette gælder specielt for komposit, bonding, silan og andre kemikalier.
Klinikassistenterne og evt. klinikejeren er nød til at snakke sammen om, hvor stort et lager det er rimeligt at opbygge for den enkelte vare. Ligesom det er vigtigt at kende lidt til flow-hastigheden. Altså hvor hurtigt anvendes produkterne i klinikken.
Med denne viden, sættes varerne på plads, så manillamærket med varemærkningen kommer til at stå optimalt i forhold til en bestilling.
Eksempel 1: Desinfektionsmiddel til dentalopvaskemaskinen skal bestilles forholdsvist sjældent. Så der skal altid kun stå 1 beholder med desinfektionsmiddel. Denne beholder er mærket med et manillamærke.
Eksempel 2: Hvis der skal bestilles plastkapsler i den hyppigst anvendte farve, sættes manillamærket muligvis på den 3. sidste beholder med plastkapsler.
4. Bestilling 1x pr. uge
Den lille kurv, beskrevet under pkt. 1., sættes et centralt sted - evt. i sterilisationen eller receptionen. Den skal være EKSTREMT nem at komme til og stå et sted, hvor personalet kommer forbi flest gange i løbet af deres arbejdsgang.
Når den vare, med et manillamærke, tages fra depotet. Smides manillamærket i plastikkurven.
På denne måde holdes personen med ansvar for bestillinger hele tiden opdateret omkring hvad der skal bestilles. Da alle bestillingsoplysningerne står på manillamærket, er det ekstremt nemt, at bestille varer i det rette antal og til den rette pris.
Når systemet er fuldt implementeret, kan indkøb reduceres til en 30-60 minutters procedure, der udføres én gang om ugen.
Det er klart, at der i startfasen kan forekomme behov for korrektion af manillamærkningen, da vareflowet gennem klinikken kan være vanskeligt, at overskue. Men efterhånden som systemet bliver brugt, vil klinikassistenterne blive bedre og bedre til, at tilpasse systemet til den enkelte kliniks unikke behov.
Husk at følge min facebook side, hvis du vil have flere ugentlige råd, tips og tricks relateret til klinikoptimering, salg, service & marketing. Du finder min facebook side her.
5. Systematik, overblik & kontrol
Her skal du bruge brevordneren eller projektmappen.
I brevordneren markeres 2 plastlommer: 1. Bestilte varer 2. Restordre
Når en vare er bestilt. Flyttes manillamærket fra den lille kurv, til plastlommen markeret: “Bestilte varer”.
Når en vare ankommer til klinikken, kontrolleres det, at det er de rette varer i rette antal (Se på manillamærket - her står alle nødvendige informationer). Når kontrollen er gennemført, flyttes manillamærket fra plastlommen “bestilte varer” til den rette vare.
Varerne sættes på plads på lageret og varen med manillamærket placeres i overenstemmelse med det nummer, der markerer hvor mange varer, der skal stå bag den markerede vare. Dette for at sikre, at bestillinger gennemføres, før klinikken løber tør for den aktuelle vare.
Plastlommen med markeringen “restordre” skaber hurtigt et overblik for alle, der måtte være interesserede i at kontrollere status for bestilte varer. Varer i restordre, kan ofte drille logistikken i klinikken. Derfor er det smart med en tydelig markering, som alle kan se - og ikke kun er en information kendt af den ansvarlige for indkøb.
6. Implementering
Den beskrevene model, tager tid at implementere. Men som nævnt, kan det gøres gradvist over 6-12 måneder, så det ikke stjæler for meget produktiv tid eller fokus.
Jeg vil dog anbefale, at de 30 hyppigst bestilte varer, markeres på én gang til at starte med. Det skaber et vist fokus og en jævnlig påmindelse om, hvordan klinikkens øvrige varer skal markeres.
Du kan altid få flere tips til hvordan du kan implementere systemet i din klinik, ved at tage direkte kontakt til os.
Del dine egne Tips & Tricks
Jeg håber dette opslag indeholder et enkelt fif eller 2, som du kan bruge til noget i din klinik. Skulle du nu ligge inde med nogle konkrete tips, som du mener andre kolleger kunne have glæde af. Vil jeg blive meget glad, hvis du skriver om dem i kommentarfeltet herunder. Alternativt kan du poste dem på min facebook side.
Har du spørgsmål til bloggen eller din er også velkommen til at skrive eller ringe for at høre mere om hvordan vi kan hjælpe dig.
Tlf: +45 6127 2228
Mange venlige hilsner
Tandlæge
Jesper Hatt
Hvis du vil have flere ugentlige råd, tips og tricks relateret til klinikoptimering, salg, service & marketing, kan finde mig her på facebook
Comments